Видача дубліката нотаріально посвідченого документа

Одним із видів нотаріальних дій є видача дубліката втраченого нотаріально посвідченого документа. З метою сприяння у реалізації прав та інтересів громадян і юридичних осіб пропоную вам роз’яснення порядку видачі такого дубліката.

Законом України «Про нотаріат» передбачено, що у разі втрати або зіпсування документа, посвідченого або виданого нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування, за письмовою заявою видається дублікат втраченого або зіпсованого документа. Видача здійснюється державним нотаріальним архівом.

Однак, до передачі у державний архів документів, така видача здійснюється нотаріусом, який посвідчив або видав цей документ.
Для видачі дубліката нотаріально посвідченого документа нотаріусу подається письмова заява від особи, за дорученням якої або щодо якої вчинялась нотаріальна дія. У заяві зазначається відомості про втрачений або зіпсований документ, час його видачі, коли, де і за яких обставин документ втрачений або зіпсований та прохання про видачу дубліката.

До заяви фізичної особи додаються оригінали наступних документів: паспортний документ (паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, національний паспорт іноземного громадянина, паспорт іноземного громадянина для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвідчення особи без громадянства для виїзду за кордон); реєстраційний номер облікової картки платника податків, а якщо особа через свої релігійні або інші переконання відмовилась від прийняття реєстраційного номера – паспорт з відміткою про наявність у особи права здійснювати будь-які платежі без реєстраційного номера.
До заяви юридичної особи додаються: установчі документи; витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців; податковий номер; паспортний документ представника юридичної особи, документи, що посвідчують повноваження представника юридичної особи (наказ про призначення на посаду, довіреність та ін.).

При видачі дубліката нотаріусом робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, а також вчиняється посвідчувальний напис із зазначенням: дати посвідчення засвідчення або видачі справжнього документа; номера документа за реєстром та дати видачі. Дублікат повинен містити повний текст посвідченого або виданого документа, оригінал якого вважається таким, який втратив чинність.

Державні нотаріальна контора, архів видають також дублікати заповітів, посвідчених нотаріально, а також які надійшли на зберігання від компетентних посадових осіб (посвідчені у лікарні, санаторії, будинку для престарілих та інвалідів та ін.).
Дублікат, що підлягає реєстрації у відповідних державних органах, повинен бути зареєстрований в цих органах. Зокрема, у разі видачі дублікату правовстановлюючого документу на житловий будинок, квартиру він має бути зареєстрований в органах бюро технічної інвентаризації.
Звертаю вашу увагу, що після видачі нотаріусом дублікату нотаріально посвідченого документа, документ, який втрачений, не має юридичної сили.
Сподіваюсь, що наведене допоможе Вам у майбутньому.